Lo que no debes olvidar al realizar un evento.

El éxito de un evento o ceremonia depende de definir varias pautas básicas de la actitud, creatividad, buenos modales, motivación, respeto, amabilidad y cortesía de los anfitriones e invitados.

 

Siempre se deben plasmar cuales serán las actividades protocolares que se llevarán a cabo y tomar en cuenta lo siguiente:
• El propósito y la formalidad de la actividad.
• La fecha.
• El numero de invitados.
• El presupuesto.
• Lugar, tamaño, la iluminación, la comodidad de las sillas y la operatividad del equipo audio visual.
• El equipo humano para organizar y conducir el evento.

 

CHECK LIST DE ACTIVIDADES:

 

Para una organización celebre de tu evento deberás organizar a tu gente en una serie de comisiones, con tareas específicas y con la consigna de hacer un trabajo fusionado.

 

• Comisión Organizadora.
• Comisión de Prensa y Propaganda.
• Comisión de Logística.
• Comisión de Protocolo e Infraestructura.

 

CRONOGRAMA DEL PREPARATIVO:

 

1° Un mes antes de tu evento:

 

• Tener un work plan definido en el cual por escrito definas el objetivo, presupuesto y actividades.
• Contar con la gente necesaria; debidamente organizada y con sus respectivas tareas.
• Se habrán realizado la coordinación definitiva con los, patrocinadores y expositores.
• Se enviaran invitaciones a los invitados y/o participantes.

2° Tres semanas antes de la actividad:

• Se enviará el siguiente material informativo, a los participantes:
• Copia del Programa de actividades.
• Lista de los invitados generales.
• Lista de los invitados de honor.
• Sugerencias sobre la vestimenta.
• Material necesario para la inscripción (Solicitudes).
• Carnés o distintivos de identificación.
• Información sobre los expositores.
• Se empezarán a asignar los asientos y/o mesas.

3° Una semana antes de la actividad:

• Verificar el plano de asignación de mesas o asientos
• Verificar que los nombres de los participantes estén correctos.
• Preparar material y útiles de oficina para la mesa de inscripción.
• Verificar contratos: expositores, música, flores, espectáculo, etc.
• Jefe de protocolo y su coordinador, repasaran todos los detalles.
• Se verificará el menú y/o aperitivos con el cocinero jefe.

4° El día de la actividad:

• El Jefe debe estar temprano para verificar los últimos detalles.
• Tener la mesa de inscripción y/o recepción preparada.
• Dar ánimo a su personal y recalcar la importancia de la reunión.
• Colocar el plano de asignación de mesas y sillas en lugar visible.
• El Jefe de Protocolo debe estar presente, disponible y al tanto de todo pero sin llamar la atención.

5° Al culminar la actividad.

• Entregar al conferenciante y artistas sus cheques de pago, dentro de un sobre y con una nota de agradecimiento.
• Agradecer por escrito a los expositores, artistas, auspiciadores y proveedores por su cooperación y ayuda.
• El director de la actividad preparará un informe sobre la ceremonia y hará una evaluación pormenorizada del mismo.
• Cotejar cuentas y pagar según lo especificado en los contratos.
• Felicitar y agradecer por escrito a todo el personal que colaboró en las diferentes comisiones de trabajó.